In vielen Unternehmen gehören händische Arbeitsschritte noch immer zum Alltag, sei es bei der Erfassung von Arbeitsstunden, dem Ausfüllen von Formularen oder der Weitergabe von Informationen zwischen Abteilungen. Selbst wenn Prozesse formal dokumentiert sind, bedeutet das nicht automatisch, dass sie effizient sind. Oft bleibt die Realität: viele manuelle Eingriffe, viel Papier, viele Nachfragen und entsprechend hoher Aufwand.
Die Konsequenzen? Zeitverlust, Frustration bei Mitarbeitenden und eine hohe Fehleranfälligkeit. Nicht selten führt das zu Inkonsistenzen in den Daten, verpassten Fristen oder sogar finanziellen Verlusten. Unternehmen, die eigentlich schon längst digital aufgestellt sein wollten, merken: Es fehlt an den passenden Werkzeugen oder an der Zeit und den Ressourcen, diese sinnvoll einzusetzen.
Doch was wäre, wenn die Lösung bereits vorhanden ist? In vielen Fällen ist sie das sogar. Sie heisst: Power Platform.
Die Power Platform ist ein Angebot von Microsoft, das bereits in vielen Microsoft 365-Lizenzen enthalten ist und den Einstieg in die digitale Prozessoptimierung erleichtert. Sie besteht aus vier zentralen Komponenten, die nahtlos zusammenarbeiten:
Das Besondere an der Power Platform: Sie ist auf Benutzerfreundlichkeit ausgelegt. Auch Mitarbeitende ohne Programmierkenntnisse können damit individuelle Lösungen entwickeln. Die Tools sind modular aufgebaut und lassen sich flexibel miteinander kombinieren, je nach Bedarf und Reifegrad der Organisation.
Ob einfache Aufgaben wie das Versenden automatisierter E-Mails oder komplexe Workflows über mehrere Systeme hinweg, mit der Power Platform lassen sich Prozesse spürbar verbessern. Und das oft schon mit wenigen Klicks.
In vielen Unternehmen liegt die Digitalisierung in den Händen der IT-Abteilung. Doch genau dort fehlt oft die Zeit, um sich um jede kleine Optimierung zu kümmern. Hier setzt der Low-Code/No-Code-Ansatz der Power Platform an: Er erlaubt es auch Fachabteilungen und einzelnen Mitarbeitenden, eigene digitale Lösungen zu entwickeln und das ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse.
Mit Power Apps lassen sich Anwendungen per Drag-and-Drop zusammenstellen. Power Automate ermöglicht es, Prozesse zu automatisieren, indem man einfache Wenn-Dann-Logiken definiert. Und mit Microsoft Copilot Studio kann man dialogbasierte Assistenten erstellen, die Mitarbeitende bei wiederkehrenden Aufgaben unterstützen.
Das Resultat: Fachabteilungen gewinnen an Selbstständigkeit, Ideen können schneller umgesetzt werden, und die IT wird entlastet. Die Digitalisierung wird damit zu einer gemeinschaftlichen Aufgabe im Unternehmen. Und das verändert nicht nur Prozesse, sondern auch die Kultur hin zu mehr Eigenverantwortung und Innovation.
Ein grosser Vorteil der Power Platform liegt in ihrer tiefen Integration in die bestehende Microsoft 365-Umgebung. Wer bereits mit Outlook, Teams oder SharePoint arbeitet, kann sofort loslegen. Datenquellen wie Excel-Dateien, SharePoint-Listen oder OneDrive lassen sich direkt einbinden, ohne dass aufwendige Schnittstellen programmiert werden müssen.
Ein Beispiel: Eine PowerApp kann direkt in Microsoft Teams eingebettet werden. So können Mitarbeitende ihre Anwendungen dort nutzen, wo sie ohnehin täglich arbeiten. Benachrichtigungen aus automatisierten Workflows in Power Automate erscheinen direkt im Teams-Chat oder als E-Mail in Outlook. Das spart Zeit, reduziert Systembrüche und sorgt für eine bessere Benutzerakzeptanz.
Auch bestehende Sicherheits- und Berechtigungsstrukturen aus Microsoft 365 bleiben erhalten. Das heisst, die Power Platform fügt sich nahtlos in die IT-Landschaft ein, ganz ohne zusätzlichen Aufwand für Infrastruktur oder Administration.
Ein Unternehmen aus der Industriebranche, das Produktionsmaschinen installiert und wartet, stand vor einem alltäglichen, aber kostspieligen Problem. Nach jedem Serviceeinsatz mussten Techniker einen Rapport ausfüllen, der als Grundlage für die Rechnungsstellung diente. Bislang geschah das mittels eines PDF-Formulars, das mit Adobe ausgefüllt und anschliessend per E-Mail verschickt wurde.
Was in der Theorie einfach klang, entpuppte sich in der Praxis als grosse Schwachstelle. Die Beschreibung der Leistungen war oft unvollständig oder sprachlich schwer verständlich. Materialaufstellungen wurden falsch oder gar nicht ausgefüllt. Und viele Pflichtinformationen fehlten schlichtweg. Das führte zu zahlreichen Rückfragen, Verzögerungen in der Abrechnung und einer insgesamt schlechten Datenqualität.
Zudem war die Weiterverarbeitung komplett manuell: Das PDF musste archiviert, weitergeleitet und in verschiedenen Systemen erneut erfasst werden. Ein ineffizienter Prozess, der wertvolle Zeit kostete und das Risiko für Fehler weiter erhöhte.
Die Antwort auf das Problem kam in Form einer benutzerfreundlichen PowerApp, die gezielt für den Rapportprozess entwickelt wurde. Techniker erfassen ihre Einsätze nun direkt auf dem Tablet oder Smartphone. Dies erfolgt geführt, strukturiert und ohne Medienbruch. Pflichtfelder stellen sicher, dass keine wesentlichen Informationen fehlen. Kundendaten, Materialien und Arbeitsschritte stehen über integrierte Kataloge zur Verfügung, was die Qualität der Daten erheblich verbessert.
Doch damit hört die Optimierung nicht auf. Im Hintergrund sorgt Power Automate für eine nahtlose Weiterverarbeitung. Sobald der Rapport ausgefüllt wurde, starten mehrere automatisierte Abläufe:
So wird aus einem ehemals fehleranfälligen und aufwendigen Prozess ein durchgängiger digitaler Ablauf. Die Mitarbeitenden sparen Zeit, die Datenqualität steigt und die gesamte Organisation profitiert von klaren, verlässlichen Informationen.
Die neue Lösung beschränkt sich nicht nur auf die Erfassung von Serviceberichten. Sie erweitert den Handlungsspielraum der Techniker deutlich. Innerhalb der PowerApp können nun auch zusätzliche Prozesse angestossen werden, die zuvor per E-Mail oder Telefon organisiert wurden.
Ein Beispiel: Muss während eines Einsatzes zusätzliches Material beschafft werden, kann der Techniker direkt aus der App eine Materialbestellung auslösen. Ebenso lässt sich eine Offertenanfrage an den Vertrieb weiterleiten mit allen relevanten Informationen aus dem Einsatzbericht.
Diese Funktionen machen den Arbeitsalltag nicht nur einfacher, sondern auch effizienter. Der Informationsfluss wird beschleunigt, Missverständnisse werden reduziert und die Kommunikation zwischen den Abteilungen verbessert sich spürbar. Damit wird die PowerApp zu einem echten Werkzeug für mehr Produktivität im Feld.
So einfach die Erstellung und Nutzung von PowerApps auch ist, so wichtig ist ein durchdachtes Sicherheits- und Berechtigungskonzept. Gerade wenn geschäftskritische Daten verarbeitet werden, müssen klare Regeln gelten. Die Power Platform bringt hierfür zahlreiche Funktionen mit, die es ermöglichen, Sicherheit und Governance zuverlässig zu steuern.
Über Rollen- und Berechtigungsmodelle wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Daten und Funktionen erhalten. Aktivitäten lassen sich lückenlos nachverfolgen, was eine hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit schafft. Für sensible Daten können Schutzrichtlinien definiert werden, um etwa das Teilen mit externen Personen zu verhindern.
Zudem lässt sich die Nutzung zentral überwachen und steuern. Unternehmen behalten so jederzeit die Kontrolle über selbst erstellte Apps, automatisierte Prozesse und Datenflüsse, ohne den Innovationsdrang der Fachabteilungen zu bremsen. Die Balance zwischen Flexibilität und Sicherheit ist damit gewährleistet.
Die Power Platform eröffnet Unternehmen neue Wege, um Prozesse effizienter, sicherer und benutzerfreundlicher zu gestalten. Gerade alltägliche, zeitintensive Arbeitsschritte lassen sich mit wenig Aufwand digitalisieren und automatisieren. Das Beispiel mit dem Servicerapport zeigt eindrücklich, wie durch den gezielten Einsatz von Power Apps und Power Automate nicht nur die Datenqualität verbessert, sondern auch die Zusammenarbeit im Unternehmen gestärkt werden kann.
Wenn du auch Prozesse hast, die heute noch zu viel Zeit kosten, fehleranfällig sind oder schlicht nicht mehr zeitgemäss wirken, dann lohnt sich ein Blick auf die Power Platform. Wir zeigen dir gerne, wie du mit einfachen Mitteln echte Mehrwerte schaffen kannst, ganz egal ob in der Administration, im Service oder in der Produktion.
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